Oprogramowanie dla biur rekrutacyjnych i działów HR

MODUŁREKRUTACJA

W skład funkcjonalności Galactica Libra wchodzi wiele powiązanych ze sobą elementów, gwarantując dużą elastyczność i możliwość dopasowania systemu do potrzeb klienta.

Schemat Galactica Libra

więcej

Baza kandydatów. Jest to główny element systemu. W bazie przechowywane są i udostępniane dane kandydatów. W systemie dostępnych jest szereg opcji umożliwiających przeszukiwania i prezentowanie danych z tej bazy. Dane kandydatów można wydrukować. Kartoteka kandydata zawiera informacje podzielone na kilka zakładek: dane szczegółowe i teleadresowe, informacje o wykształceniu, historia zatrudnienia, doświadczenie zawodowe, znajomość języków obcych itp. Jest także dostępność dla pracy tymczasowej. Dodatkowo z poziomu metryki kandydata mamy dostęp do historii kontaktów, korespondencji e-mailowej, zgromadzonych dokumentów.
Parser CV. Nie musisz przepisywać ręcznie CV do bazy aby móc później je przeszukiwać. Parser to narzędzie które umożliwia dodanie kandydata do bazy na podstawie otrzymanego dokumentu CV (w formacie: DOC, PDF, ODT). Parser odczytuje zawartość tekstową dokumentu, indeksuje jego zawartość oraz wyszukuje podstawowe dane identyfikacyjne kandydata, wszystkie dane wraz z dokumentem są zapisywane w systemie.
Baza ofert pracy. Baza ta składa się z tzw. metryk, w których gromadzone są dane dotyczące oferty pracy. Kartoteka posiada elementy opisowe, treść oferty do publikacji, opcje ustawień zakresu publikacji oferty, przypisane ankiety. Oferty pracy mogą być wprowadzane oraz generowane (więcej w kolejnym punkcie)
Generator ofert pracy. Jest to narzędzie, za pomocą którego można automatycznie generować oferty pracy na podstawie przygotowanej bazy szablonów.
Procesy rekrutacyjne. Każdy kandydat może uczestniczyć w procesie rekrutacyjnym na wybraną ofertę pracy. Pracownik prowadzący proces rekrutacyjny gromadzi dane z kontaktów z kandydatem w tejże metryce, prowadzi ankiety i generuje rankingi kandydatów.
Kreator procesów rekrutacyjnych. System jest elastyczny w zakresie konfiguracji procesów rekrutacyjnych. Możliwe jest skonfigurowanie dowolnej liczby gotowych szablonów, określenie i nazwanie etapów, przypisanie automatycznych powiadomień e-mail, które są później przesyłane kandydatom, zdefiniowanie konsultantów i warunków czasowych dla poszczególnych etapów. W etapie procesu można zadeklarować także ankiety, które konsultant musi przeprowadzić.
Ankiety rekrutacyjne. W systemie może być zdefiniowana dowolna liczba ankiet rekrutacyjnych, które mogą być: wypełniane w procesach rekrutacyjnych, wypełniane przez kandydatów podczas rejestracji na WWW itp. Kreator ankiet daje możliwości zdefiniowania wielu elementów takich jak: grupy pól ankietowych, wybór rodzajów pól (opisowe, liczbowe, listy wyboru), punktację odpowiedzi, sugestie dla ankietera.
Baza klientów i zlecających procesy rekrutacyjne. Zlecającym rekrutację może być zarówno klient (firma zewnętrzna), ale także oddział przedsiębiorstwa (w przypadku działu HR). Każdy zlecający rekrutację może mieć przypisanych wiele ofert pracy, procesów rekrutacyjnych, w których prowadzone są działania mające na celu rekrutację pracownika. Jeśli użytkownik danego oddziału będzie posiadał odpowiednie uprawnienia to będzie mógł przeglądać bazę danych i będzie widział wyłącznie dane związane z jego oddziałem. Jeden pracownik może być podpięty pod wiele oddziałów przedsiębiorstwa.
Wyszukiwarka zaawansowana kandydatów. Posiada wiele różnych poziomów kryteriów, wg których można wyszukiwać kandydatów w bazie danych, m.in.: szczegółowe dane z kartoteki kandydata, dane dotyczące wykształcenia, doświadczenia zawodowego, języków, a także wg przypisania do procesów rekrutacyjnych. Jeśli kandydat posiada dodany dokument z CV (np. w postaci PDF) możliwe jest także przeszukiwanie jego tekstowej zawartość.
Baza szablonów wyszukiwania. Każdy zestaw warunków wyszukiwania wprowadzony w opcję zaawansowanego przeszukiwania bazy kandydatów może zostać zapisany w postaci szablonu i przywołany na żądanie.
Zarządzanie zadaniami (ticketami). To elastyczny system tzw. ticketów które mogą być przypięte do dowolnych elementów w systemie (kandydat, oferta, klient, proces) oraz użytkownika odpowiedzialnego za jego realizację.
Struktura profesji. W systemie jest oddzielna baza gotowych profesji (stanowisk, zawodów), można ją dowolnie definiować. W bazie profesji możliwe jest definiowanie domyślnych informacji dla potrzeb ogłoszeń rekrutacyjnych. Każdy kandydat może mieć przypisanych wiele elementów z tej struktury. W procesach rekrutacyjnych struktura profesji może być elementem użytym w procesie wyszukiwania kandydatów.
Raporty. System wyposażony jest w elastyczny kreator raportów SQL umożliwiający generowanie danych zestawieniowych. Dane mogą być generowane w postaci wydruków, plik XLS (MS Excell) lub txt, co ułatwia późniejszą obróbkę danych. Raporty można na bieżąco konfigurować i dostosowywać do potrzeb.
Terminarz i kontakty. W systemie można planować kontakty i zadania do wykonania. Kontakty mogą być powiązane z takimi elementami jak: klient, kandydat, proces rekrutacyjny itp. Co znacząco wzbogaca funkcjonalność bazy o funkcje CRM. Kalendarz w Galactica można zintegrować z kalendarzem Google i swoim smartfonem w systemie Android.
Zarządzanie treścią witryny internetowej - Użytkownik ma możliwość redagowania artykułów widocznych później na stronach rekrutacji (przykładowo: jak przebiega proces rekrutacji, …). Nie jest konieczna znajomość HTML, ponieważ system posiada wbudowany, łatwy w obsłudze edytor, także pisanie jest zbliżone do pisania w Wordzie.
Integracja systemu z witryną internetową polegająca na tym, że potencjalny kandydat może zarejestrować swoją aplikację poprzez serwis internetowy firmy. Dodatkowo posiada on za pośrednictwem strony internetowej dostęp do własnego konta oraz do własnych danych. Strona internetowa jest dodatkowym elementem i podlega dodatkowemu zamówieniu.
Generator powiadomień email. Dopuszcza się wysyłanie dowolnych powiadomień emaila z wybranych elementów aplikacji (do ustalenia podczas wdrożenia aplikacji), np. powiadomień do kandydatów biorących udział w procesach rekrutacyjnych.
Zarządzanie użytkownikami aplikacji. Definicja kont użytkowników systemu wraz z bazą danych osób posiadających dostęp do aplikacji. Ustawienie związane z poziomami uprawnień, co do funkcji w systemie. Czasowe włączanie i wyłączanie dostępu do aplikacji. Lista zalogowanych użytkowników, historia (statystyka) korzystania z aplikacji przez użytkowników. W systemie można dowolnie przydzielać uprawnienia poszczególnym pracownikom (ponad 50 szczegółowych ról) oraz można definiować hierarchiczną strukturę użytkowników (przełożonych, podwładnych itp.);
Dziennik zdarzeń wraz z archiwum. Podczas pracy z systemem zapisywane są tzw. logi, informacje o działalności użytkownika w aplikacji. Informacja składa się z takich elementów jak: kto? kiedy? co robił? Opis zdarzeń ma charakter ogólny związany z rodzajem zadziałania.
Pomoc – w systemie dostępna jest bogata pomoc dla użytkowników. Pomoc jest w formie krótkich i zwięzłych ściągawek oraz krótkich filmów instruktażowych.

Jeśli przedstawiona powyżej funkcjonalność oprogramowania LIBRA nie jest tym, czego Państwo poszukują, zapraszamy do kontaktu. Galactica jest producentem oprogramowania i wykonuje aplikacje internetowe wg wymagań klientów. Prosimy zapoznać się z informacją w dziale dedykowane systemy CRM, których zakres funkcjonalny oraz specyfikacja przetwarzanych danych może być dopasowana do Państwa szczegółowych wymagań. Aby dowiedzieć się więcej na temat cen, zapraszamy do wysłania zapytania ofertowego.

MODUŁOCENA PRACOWNIKÓW

Galactica Libra - Moduł Ocena pracowników (Kompetencje)

Dla współczesnej firmy istotne jest dopasowanie pracownika pod względem kompetencji do realizowanych przez niego zadań oraz celów w przedsiębiorstwie. Do niedawna w małych firmach oceny pracowników były nieformalne. Dziś już nie tylko korporacje inwestują w dodatkowe narzędzia. Dlatego w odpowiedzi na zainteresowanie tym tematem Galactica stworzyła system, który wspomaga pracę kadry zarządzającej w przeprowadzaniu okresowych ocen i samoocen pracowników. Moduł kompetencji pozwala badać pracowników w tym obszarze oraz oceniać ich postępy w określonych przedziałach czasowych. Największą zaletą programu jest dostępność dla wszystkich pracowników firmy co ułatwia wprowadzanie zmian oraz polepsza komunikację wewnętrzną.

więcej

Funkcjonalności:

Zarządzanie użytkownikami – wprowadzanie danych pracownika i przypisanie go do odpowiedniej grupy, jednostki organizacyjnej, nadanie uprawnień.
Zarządzanie treścią – samodzielne dodawanie ankiet, opisów, definiowanie zarówno pytań otwartych, zamkniętych oraz wyboru, ustalanie czasu na przeprowadzenie oceny.
Oceny modelowe – każde stanowisko w przedsiębiorstwie wymaga odpowiednich kompetencji i wiedzy stąd możliwość wprowadzenia do systemu modelowych odpowiedzi dla zdefiniowanych pytań.
Raporty i Analizy – wydruki generowane bezpośrednio z systemu, dają jasny przekaz informacji – wskazuje najlepszych pracowników w danych obszarach oraz tych, którzy wymagają poprawy. Zestawienie ocen modelowych, samooceny oraz oceniającego.
Historia – przechowywanie informacji o ocenach pracowników w jednym miejscu daje możliwość odwołania się do wyników i oceny kompetencji na przestrzeni lat.

Korzyści dla firmy i pracowników:

Wiedza na temat poziomu kompetencji pozwala przełożonemu o wiele efektywniej dokonywać okresowych ocen pracowniczych, wyznaczać systemy motywacyjne, planować ścieżki kariery. Tym bardziej, że może określać oceny modelowe i ma jasny podgląd na to, co jest a co powinno być zrealizowane w firmie. Dzięki przeprowadzonym badaniom korzyści są po obu stronach. Pracownik dowiaduje się czego oczekuje od niego pracodawca oraz co jeszcze może zrobić, by stać się lepszym specjalistą, czy mieć możliwość awansu.

System do ocen kompetencji pomaga w odnalezieniu obszarów, które należy wzmocnić. To również okazja do weryfikacji ustalonych celów. Zarządzanie kompetencjami to proces, który odpowiednio przeprowadzony staje się kluczem do sukcesu przedsiębiorstwa.

Więcej informacji o module kompetencji znajdą Państwo w dziale:
Wybrane realizacje projektów dedykowanych

MODUŁMAPY KOMPETENCJI

Galactica Libra - Moduł Ocen Stanowiskowych (Mapa Kompetencji)

Moduł Ocen Stanowiskowych ma na celu określenie, ocenienie oraz porównanie umiejętności posiadanych przez pracownika. Podstawowym celem ustalenia ocen jest dostarczenie informacji o stopniu znajomości i doświadczeniu na danym stanowisku. Natomiast główną intencją jest stworzenie na tyle komfortowej sytuacji w przedsiębiorstwie, aby kompetencje pracowników odpowiadały bieżącym oraz przyszłym potrzebom przedsiębiorstwa. Narzędzie to pozwala na weryfikację gotowości do podjęcia pracy na wskazanym stanowisku.

więcej

Funkcjonalności:

Struktura organizacyjna firmy i pracowników - tworzenie drzewa struktury organizacyjnej firmy z dowolnym podziałem na lokalizację, działy itp.
Baza pracowników - określenie im stanowiska, przypisanie działu i wskazanie przełożonego, podwładnych, kompetencji stanowiskowych, historia.
Grupy stanowisk – określenie grupy stanowisk wraz z kategorią, dokładnym opisem, przypisanie pracowników do stanowiska
Macierz kompetencji – narzędzie, które obrazuje stopień umiejętności danego pracownika na poszczególnych stanowiskach.

Korzyści:

Bieżąca, ciągła realizacja zadań
Diagnoza potrzeb szkoleniowych, mentoringu
Jasne kryteria doboru osób o właściwych kwalifikacjach
Optymalne wykorzystanie kompetencji pracowników do realizacji celów
Monitoring rozwoju pracowników

MODUŁPROJEKTY I SZKOLENIA

Moduł Projekty i Szkolenia dedykowany jest dla firm szkoleniowych oraz działów HR. Stanowi narzędzie uniwersalne dla organizatorów projektów, m.in. firm szkoleniowych, trenerów wewnętrznych. W jednym miejscu dostarczone są niezbędne informacje, które usprawniają proces zarządzania projektami, szkoleniami i innymi wydarzeniami.

Schemat Galactica Libra - Moduł Projekty i szkolenia

więcej

Baza klientów. Zlecającym przeprowadzenie szkolenia może być klient ale również oddział przedsiębiorstwa np. dział HR. Metryka klienta zawiera m.in. szczegółowe informacje teleadresowe, miejsce na notatki, nieograniczoną bazę osób kontaktowych. Do klienta można przypisać opiekuna, który będzie zarządzał realizowanymi dla niego projektami. Na bieżąco można śledzić informacje o przygotowanych szkoleniach czy innych projektach dla danego klienta. Wszystkie niezbędne informacje zawarte są w jednej metryce łącznie z historią korespondencji oraz planowanymi kontaktami z terminarza.
Umowy. Metryka klienta posiada zakładkę z listą zarejestrowanych umów. Karta umowy zawiera informacje statusie, okresie obowiązywania, miejsce na notatki oraz załączniki. Przewidziane jest również przesyłanie powiadomień o zbliżającym się końcu umowy na Tablicę Informacyjną użytkownika.
Baza projektów, szkoleń. Metryka projektu wyposażona jest w szereg informacji o planowanym projekcie tj. opis projektu/szkolenia, program, terminy, cennik, publikacja na stronie, miejsce, baza przypisanych uczestników oraz trenerów. Bezpośrednio z metryki projektu można wydrukować listę obecności uczestników, certyfikaty oraz wysłać do nich powiadomienia e-mail np. z przypomnieniem o zbliżającym się terminie szkolenia.
Baza trenerów. Do każdego projektu można przypisać jednego lub więcej trenerów, konsultantów prowadzących np. szkolenie. Również w karcie trenera znajduje się szczegółowa ewidencja realizowanych przez niego projektów.
Baza uczestników. Kartoteka uczestnika projektu zawiera dane teleadresowe, status, stanowisko, notatki i przede wszystkim informacje o projektach, do których jest przypisany oraz planowane kontakty. Uczestnika można dodać do szkolenia zarówno z poziomu jego metryki jak i z poszczególnych szkoleń. Listę uczestników można sortować i filtrować m.in. po statusie, nazwisku, kliencie, czy stanowisku. Wybrane osoby można przypisać do dowolnego projektu.
Finanse. System zawiera odrębną listę utworzonych w systemie faktur proforma, Vat, oraz korygujących. Faktury mogą być tworzone w obrębie wybranych projektów, wystawione i przesłane na e-mail klienta.
Raporty. System Libra posiada elastyczny kreator raportów SQL umożliwiający generowanie danych zestawieniowych. Raporty mogą być przygotowane w postaci wydruków, plików XLS (MS Excell) lub txt, co ułatwia późniejszą obróbkę danych. Raporty można na bieżąco konfigurować i dostosowywać do potrzeb.
Wydruki. Moduł Projekty i Szkolenia posiada gotowe szablony wydruków, które można dostosować na potrzeby klienta. Większość dokumentów można przed wydrukowaniem edytować i zapisać zmiany do pliku pdf, wydrukować lub wysłać np. do uczestnika.
Terminarz. Wpisy stworzone w Terminarzu są powiązane z Tablicą informacyjną. Każdy użytkownik po wprowadzeniu zadania lub wydarzenia otrzyma przypomnienie na Tablicę Informacyjną. Każde powiadomienie posiada link, dzięki czemu użytkownik może przejść bezpośrednio do wpisu, by się z nim zapoznać. Kontakty mogą być powiązane z takimi elementami jak: klient, uczestnik, itp., co znacząco wzbogaca funkcjonalność bazy o funkcje CRM.
Tablica informacyjna. Bardzo przyjazne i przydatne narzędzie, które informuje i przypomina zalogowanemu użytkownikowi o zarejestrowanych zadaniach lub powiadamia np. o zbliżającym się końcu publikacji oferty szkoleniowej na stronie www.
Integracja z www. Integracja systemu z witryną internetową polega na tym, że potencjalny uczestnik szkolenia może zarejestrować się poprzez serwis www firmy wypełniając formularz zgłoszeniowy.